首先。需要与客户进行商议。共同探讨此次会议能取得的效果是否良好，费用如何摊派。确认参加人数。进一步通知，选用书面通知，或由当地乡镇经销商电话通知到每个人，进一步确认人数。
其次，向公司申请书面报告。确定人数，费用。要求公司准备会标和其它产品资料《广告画、条幅、样品》以及相关产品植保专业技术资料，并请求公司派遣专业植保人员进行会议。或由自己讲植保专业知识。
尔后，挑选会场。根据参与人数确定会场大小，桌椅数量。购买一定的水果等零食，（不可购买带壳零食，避免会议进行时发出声响。）
会场确定之后，布置会场。条幅、喷绘、易拉宝、宣传单、样品的摆放。试调节麦克风，投影、电脑等机器设备是否良好。如天热、还应调节空调是否有效。
当晚，确定人员落实。会议几点开始、几点结束。由谁讲课，谁主持，谁登记参会人员名单，电话。谁安排就坐，端茶送水。发放促销品，样品。赠品等等。。。大家协商配合好。
会议刚开时做自我介绍，公司企业文化、企业状况、如何发展、企业规模等等。。并感谢经销商，感谢大家，感谢相关领导。
会议内容以植保知识为主。附带讲解公司产品，时间控制在1个半小时到2小时之间，时间不能太短或太长。会议要六10-20分钟给去年使用过我们公司产品的当地农户或乡镇植保员讲解我公司产品效果，质量等等。。。在会议进行期间，有选择性的赠送样品、奖品、调节农户听课积极性。避免出现整个会场闹哄哄的现象。
在产品介绍时，以肢体语言加动作调节。以当地农户去年实际效果为诱导。诱导农户。产品特点，放大。突出。产品介绍。不超过3个产品。重点抓一个，附带一个，换个人介绍一个。让大家有新鲜感。不会产生厌倦。
会议核心目的，扩大公司产品在当地农户影响力。从而扩大销售。达到最终目的。
如果会议安排了现场买药的话，应预留时间开票，收钱。宣布购买奖励时，让当地经销商上来说两句。增强我们可信度。
会议结束后，如还安排吃饭。派专人带农户到指定饭店安排就坐，先前通知饭店服务人员，先不发筷子，等人员就坐满之后，统一发放筷子。如果公司人员够多的话， 最好能一桌坐一个本公司业务人员，通过陪农户吃饭，使他们对我们公司，对我们公司产品更感兴趣，更放心。
饭后，亲自送每一位农户离开饭店。使得农户切实感觉到我们的真心实意为他们服务。
之后，把公司所有条幅、喷绘、易拉宝、宣传单、样品等。。。。有多的东西，收捡好，以备下次之用。把当日所收货款，全部打回公司帐户。并在此会议结束之后5-7天，有选择性的对参与会议的农户进行回访，让他们感觉到我们的真心实意。感觉到我们的服务态度，并替他们解决农业植保技术方面的问题。使的他们感觉我们公司的认真，负责。使得农民朋友们更加放心大胆的购买、宣传我们的产品。